Vous êtes responsable de la bonne gestion et de la conservation des archives publiques de votre étude et de celles qui ont pu lui être rattachées.

Les minutes et répertoires ainsi que les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité sont des archives publiques, régies par le livre II du Code du patrimoine (art. L. 211-4) et la loi du 25 ventôse an XI, contenant l’organisation du notariat.

À ce titre, vous êtes tenu de verser aux archives départementales les minutes et répertoires librement communicables, c'est-à-dire de plus de 75 ans. Ce principe est rappelé dans l’instruction du 16 décembre 2009 signée conjointement par la directrice des Archives de France et le président du Conseil supérieur du notariat.

Les huissiers de justice et les commissaires-priseurs ainsi que les avoués sont également couverts par la réglementation. Ainsi, les archives produites par les officiers publics et ministériels doivent se conserver 25 ans à compter de leur production dans leurs locaux (article R.212-15 du Code du patrimoine).

Tout versement d’archives aux archives départementales de Loir-et-Cher est nécessairement précédé d’une visite permettant d’évaluer le volume et l’état sanitaire des documents.

Les dossiers de clients ainsi que les documents comptables de l’étude sont des archives privées et ne sont pas concernés par la procédure de versement obligatoire. Ils peuvent néanmoins faire l’objet d’un don ou d’un dépôt aux Archives départementales selon leur intérêt historique.

Les Archives départementales de Loir-et-Cher sont disponibles pour vous aider dans le suivi des procédures réglementaires (éliminations et versements d’archives publiques).

Une fois les minutes et répertoires versés aux Archives départementales, vous pouvez avoir accès à la copie d’un acte en faisant directement votre demande en ligne à l’aide du formulaire dédié.