Les archives électroniques
Avec le développement de l’e-administration ces dernières années, beaucoup de services produisent des documents électroniques. Dans le cadre de leurs missions, les Archives départementales ont pour vocation la collecte et la conservation des archives publiques, indépendamment de leur support. Elles sont ainsi amenées à recevoir un ensemble très large de documents électroniques : documents bureautiques, données issues d’application-métier…
Il existe une multitude de supports de stockage (disquette, clé usb, disque dur externe, CD...), mais stocker n'est pas conserver !
Les enjeux de l'archivage électronique
Une bonne gestion des documents électroniques facilite leur accès, leur recherche et leur communication, elle permet également de garantir leur sécurité tout en assurant leur confidentialité.
De nombreux risques existent tout au long de leur cycle de vie : judiciaires, financiers, documentaires… Depuis 2000, un document n’a valeur de preuve devant un tribunal que si ses conditions d’authentification et de conservation sont garanties.
La collecte et la conservation des documents électroniques par les Archives départementales
Pour permettre la collecte et la conservation des archives électroniques, les Archives départementales accompagnent les projets liés à la transition numérique. Elles peuvent notamment :
- aider à structurer et classer les documents nativement numériques ;
- accompagner la mise en place de bonnes pratiques documentaires ;
- accompagner les processus de dématérialisation ;
- collecter et conserver les versements d’archives électroniques dans un SAE ;
- accompagner ou auditer tous les projets de systèmes d’information.
Pour assurer la conservation de ces archives sur le long terme, les Archives départementales disposent d'un système d’archivage électronique (SAE) mutualisé avec 11 services d’archives partenaires en région Centre-Val de Loire.
Mais qu’en est-il de vos documents électroniques ? Les Archives départementales ont produit des fiches pratiques permettant à chacun de mieux s’organiser sur un environnement bureautique. À vos fichiers !
Vous souhaitez confier des archives électroniques aux Archives départementales ? Contactez-nous via le formulaire de contact.
