• Les communes et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur (Code du patrimoine, art. L. 212-6).
• Le maire ou le président du groupement de communes est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives (Code du patrimoine, art. L. 214-3 et 4).
• Les archives sont une dépense obligatoire à inscrire au budget (Code général des collectivités territoriales, art. L. 2321-2).

Après chaque changement de maire ou renouvellement du conseil municipal, il convient de vérifier la présence et l'état des archives (papier et électroniques) en établissant leur récolement, puis de viser un procès-verbal de décharge et de prise en charge. Ce document doit être cosigné par le maire sortant et le maire entrant :

• un exemplaire est remis au maire sortant comme décharge ;
• le deuxième sert de prise en charge pour le maire entrant et doit être conservé en mairie ;
• le troisième est adressé aux Archives départementales.

Le récolement doit être effectué même si le maire sortant est réélu.

Par extension, le récolement doit également être réalisé par les établissements publics de coopération intercommunale.

Cette procédure permet :

• de formaliser la passation de responsabilité entre les élus (maire/président entrant et sortant) ;
• de certifier l'existence des archives à un moment donné, l’exécutif étant responsable pénalement de tout détournement d’archives publiques, de toute perte ou destruction non réglementaire.

Nouveauté 2026

À partir de cette année, pour établir et transmettre le récolement des archives, nous vous recommandons de compléter le formulaire dématérialisé accessible par les liens ci-dessous, via la plateforme demarche.numerique.gouv.fr : 

• formulaire dématérialisé pour le récolement en commune
  
• formulaire dématérialisé pour le récolement en EPCI
  

Si vous n'avez pas la possibilité d'utiliser cette voie dématérialisée, vous pouvez télécharger les formulaires bureautiques ci-dessous et les transmettre par voie postale.

Le troisième exemplaire original du procès-verbal de prise en charge et de décharge des archives, revêtu des signatures, doit être également transmis par voie postale aux Archives départementales.

Les archives produites ou reçues par les communes de moins de 2 000 habitants sont déposées réglementairement au service départemental d'archives compétent à l'expiration :

• d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil
• d'un délai de cinquante ans pour les autres documents n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif.

Par exception, les archives numériques peuvent être déposées avant l'expiration de leur durée d'utilité administrative.

Les archives produites ou reçues par les communes de 2 000 habitants ou plus sont censées être conservées en mairie. Toutefois, elles peuvent être déposées aux archives départementales par convention.

Toute élimination d’archives publiques, papier ou électroniques, doit faire l’objet d’un visa d’élimination délivré par la directrice des archives départementales par délégation du préfet.

Cette procédure se matérialise par la rédaction d'un bordereau d'élimination indiquant la description succincte mais précise des archives proposées à l'élimination et leurs dates extrêmes. 

Pour ce faire, le service interministériel des Archives de France édicte des instructions et circulaires qui donnent pour chaque typologie de document sa durée d'utilité administrative (délai légal pendant lequel le document doit être conservé) et son sort final (conservation, élimination ou tri). 

Pour toute question sur la procédure d'élimination et pour tout envoi des textes réglementaires et d'un modèle de bordereau, merci d'utiliser le formulaire de contact.