Au terme de leur durée d’utilité administrative (période pendant laquelle elles sont utiles aux services) et de leur préarchivage, les dossiers font l’objet d’un tri selon les modalités indiquées dans les circulaires interministérielles ou les tableaux de gestion propres à chaque service. Il s’agit de définir les documents qui seront éliminés et ceux qui seront conservés définitivement pour enrichir le patrimoine historique du département. Il est ensuite nécessaire de procéder à l’élimination ou au versement aux Archives départementales. 

Les agents sont donc responsables des archives qu’ils produisent mais n’en sont pas propriétaires : ils ont l’obligation de les verser ou de faire valider leur élimination aux Archives départementales. Ces opérations sont sécurisées par deux procédures distinctes : la procédure de versement d’une part, et la procédure d’élimination.

Les Archives départementales de Loir-et-Cher reçoivent chaque année près de 300 mètres linéaires d’archives en versement et autorisent l’élimination de plus de 3 kilomètres d’archives publiques. 

Après la procédure de versement, le service versant peut demander la consultation des archives versées. Ces documents sont d’ailleurs à sa disposition exclusive lorsqu’ils ne sont pas communicables immédiatement au public.

Vous êtes un service producteur et vous souhaitez en savoir plus sur les procédures d’élimination et de versement, ainsi qu’avoir des conseils concernant la tenue et l’archivage de vos dossiers au quotidien ? Contactez-nous via le formulaire.